Home-Office: So machen wir es

2. April 2020

Viele Unternehmen machen es schon seit geraumer Zeit, andere Firmen müssen aktuell nachziehen – ob das geplant war oder nicht. Aufgrund des Coronavirus beschäftigen sich viele Arbeitgeber mit dem Thema Home-Office. Mit einigen Tipps und Tools lässt sich ein Großteil der Arbeit recht leicht ins zu Hause der Mitarbeiter verlegen.

Wir bei just authentic machen das schon lang. Freie Mitarbeiter, die auf Deutschland und die Schweiz verteilt sind, sowie Rennen weltweit zwingen einen, mobil zu arbeiten. Was wir dabei gelernt haben, hilft dem ein oder anderen jetzt hoffentlich, das eigene Home-Office zu organisieren.

Die richtigen Tools für das Unternehmen

Kommunikation
Die meisten Firmen setzten noch auf Büros – wir im Übrigen auch – und die leichte Zusammenarbeit, wenn alle Mitarbeiten an einem Ort sitzen. Doch auch wenn alle Arbeitnehmer zu Hause sind, ist eine Zusammenkunft relativ einfach zu bewältigen. Dank Programmen wie Skype, Skype Business, Zoom oder, wie von uns genutzt, Microsoft Teams kommen alle Beschäftigten schnell und einfach per Videochat zusammen. Wichtig dabei: Legt eine bestimmte Uhrzeit jeden Tag fest, an der ihr eine Besprechung macht. So kann jeder Einzelne seinen Tag besser planen und ihr stellt sicher, dass jeder in der Gruppe alle wichtigen Informationen erhält.

Management
Und auch die gemeinsame Arbeit an Projekten lässt sich online einfach und übersichtlich organisieren. Wir arbeiten mit dem Projektmanagement-Tool „monday.com“. Damit hat jeder online die Übersicht, welche Projekte laufen und wie der jeweilige aktuelle Status ist. Außerdem kann ergänzt werden, wer an welchem Schritt arbeitet, die Timeline gibt Überblick darüber, ob alle im Zeitplan liegen. Das Beste: Die Projekt-Boards können per Link geteilt werden – es können also auch externe Mitarbeiter oder Kunden Einsicht nehmen. Dank Slack oder WhatsApp lassen sich weitere Abstimmungen ebenfalls vereinfachen.

Datenaustausch
Nachdem Kommunikation und Projektmanagement gesichert sind, fehlt bei der Organisation des Remote-Office noch ein wichtiger Punkt: der Datenaustausch. Unkompliziert und möglichst in Echtzeit sollte er sein. Für uns ist Dropbox dabei unschlagbar. Simpel einzurichten, einfach intern und extern zu teilen und vor allem schnell im Upload. Darüber hinaus stellen Anbieter wie GoogleDrive, OneDrive oder Tresorit ähnliche Dienste zur Verfügung. Gerade bei sensiblen Daten lohnt sich ein Blick in Verschlüsselungssoftware und weitere spezielle Clouddienste.

Das Miteinander stärken
Die räumliche Trennung, vor allem wenn sie längerfristig ist, birgt natürlich das Risiko, dass sich Firma und Mitarbeiter aber auch die Beschäftigten untereinander voneinander entfernen. Oder sich einfach etwas einsam fühlen. Doch auch hier gibt es längst passende Tools wie etwa MysteryLunch, BlindLunch oder Lunch-O-Mat. Dort werden Mitarbeiter zufällig zusammengewürfelt und können dann gemeinsam Kaffee- oder Mittagspause machen.

Wir halten es etwas einfacher: Zu unserer„Social“-Whatsapp-Gruppe gehören alle Mitarbeiter, egal ob intern oder extern, und dort geht es um alle Themen abseits der eigentlichen Arbeit. Was außerdem hilft: Die Kollegen einfach ab und zu anrufen. Und auch unser tägliche Tagesbesprechung ist darüber hinaus kurzer Hand zum kleinen Kaffeeklatsch geworden.

Geschrieben von Anna Dostmann

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